Opérateur de la réceptionniste virtuelle

L'opérateur d'un service de réceptionniste virtuelle est choisi à partir de la liste des usagers ayant le rôle d'opérateur. Vous devez donc commencer par donner le rôle d'opérateur à tous les usagers qui peuvent répondre aux appels de personnes qui ont besoin d'aide. Vous pouvez avoir un ou plusieurs usagers avec ce rôle.

Donner le rôle d'opérateur à un usager

En tant qu'administrateur, vous pouvez donner des rôles d'opérateur à un ou plusieurs usagers dans votre organisation:

1. Cliquez sur Usagers à partir du menu principal pour afficher la liste des usagers de votre organisation.
2. Cliquez sur l'icône Options avancées correspondant à l'usager à qui vous voulez donné le rôle d'opérateur
3. Cochez le rôle Opérateur-Réceptionniste dans la section des Rôles de l'usager puis cliquez Soumettre pour sauvegarder.

Affecter un usager au poste d'opérateur

En tant qu'administrateur, vous pouvez sélectionner et affecter l'usager qui sera au poste d'opérateur de la réceptionniste virtuelle de votre organisation. L'usager doit au préalable avoir le rôle d'opérateur. L'usager doit au préalable avoir le rôle d'opérateur.

Voici comment sélectionner l'opérateur d'un service de réceptionniste:

1. Cliquez sur Réceptionniste à partir du menu principal pour afficher la liste des profils de réceptionnistes définies de votre organisation.
2. Cliquez sur le nom de profil de la réceptionniste pour laquelle vous voulez désigner un opérateur.
3. Allez dans la section Interface de gestion des appels et sélectionnez l'usager qui deviendra l'opérateur de cette réceptionniste.
4. Cliquez Sauvegarder pour confirmer le changement.

Boîte vocale générale de la réceptionniste

Chaque réceptionniste possède une boîte vocale pour recevoir les messages des appelants qui n’arrivent pas à parler à l’opérateur. Cette boîte vocale générale a son propre message d’accueil.

Les messages de la boîte vocale générale sont accessibles à l’usager-opérateur qui les gère parmi ses autres messages. Il peut les écouter, les effacer et les acheminer à d'autres usagers ou contacts.

L’usager-opérateur peut être changé mais les messages restent dans la vocale générale et seront accessibles au nouvel opérateur désigné.

Message d’accueil de la boîte vocale générale d’une réceptionniste

Vous pouvez écouter et personnaliser le message d’accueil de toute boîte vocale générale en allant dans le profil de la réceptionniste.

Il y a deux chemins pour accéder au profil d’une réceptionniste:

1. À partir de la page Statut et renvoi d’appels de la réceptionniste, cliquez Configuration à droite du nom de la réceptionniste;
2. À partir de la liste des réceptionnistes, cliquez sur le nom de la réceptionniste dont vous voulez personnaliser le message d’accueil;

Une fois dans le profil de la réceptionniste, allez dans la section “Accueil de la messagerie vocale“ pour écouter et personnaliser le message d’accueil actuel de la boîte vocale générale de cette réceptionniste.

• Cliquez Jouer pour écouter le message d’accueil actuel dans la langue sélectionnée (vous pouvez changer la langue en cliquant sur le bouton à droite);
• Cliquez Dossier pour télécharger le fichier audio du message d’accueil courant dans la langue sélectionnée (vous pouvez changer la langue en cliquant sur le bouton à droite);
• Déroulez la liste de messages pour choisir un autre message d’accueil ou créer un nouveau.
• Cliquez Nouveau en bas de la liste déroulante des messages pour [ajouter un nouveau message d’accueil] et l’associer à cette réceptionniste.

Comment créer un nouveau message d’accueil pour votre réceptionniste?

Vous pouvez créer et attribuer un nouveau message d’accueil à une réceptionniste virtuelle de plusieurs manières:

• Enregistrer le message vous-même au téléphone;
• Téléverser un message existant. Le format du fichier audio doit être: WAV u-Law, 64 kbps, 8 KHz, 8 bit Mono;
• Entrer un texte à lire par le module de synthèse vocale si cette option est activée pour votre compte.  

NOTE: N’oubliez pas de mettre à jour le message dans la deuxième langue si votre réceptionniste est bilingue.