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Importer des contacts à partir d'un fichier CSV

Pour importer des contacts dans votre répertoire Contacts personnels à partir d'un fichier CSV:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Contacts.
  • Cliquez sur le bouton  Importer pour lancer l'assistant d'importation.
    Pour importer des contacts depuis Outlook, ACT, Yahoo! ou d'autres sources, vous devez d'abord exporter vers un fichier CSV les contacts avec lesquels vous communiquez fréquemment.
    • Directives d'importation des contacts: Cliquez sur l'icône pour obtenir de l'information sur le fichier CSV et la façon de l'importer dans votre répertoire Contacts personnels. Voir Fichier de contacts en format CSV pour plus d'information.
    • Directives d'exportation des contacts: Cliquez sur l'icône pour savoir comment générer un fichier CSV depuis différentes sources afin de l'importer dans votre répertoire Contacts personnels. Voir Exporter des contacts vers un fichier CSV pour plus d'information sur la façon d'exporter des contacts depuis Outlook, Gmail, Yahoo!, etc.
  • Cliquez sur le bouton Parcourir et sélectionnez le fichier CSV contenant les contacts à importer dans vos contacts personnels. Cliquez sur Ouvrir pour confirmer votre choix.
  • Sélectionnez les groupes auxquels vos contacts doivent être associés. N'oubliez pas de les inclure dans le groupe Bottin vocal si vous souhaitez utiliser des commandes vocales pour communiquer avec eux. Vous pouvez également cliquer sur le bouton Nouveau groupe pour les associer à un nouveau type de groupe.
  • Spécifiez ce qui doit être fait avec les doublons. Vous avez le choix de:
    • Conserver les contacts existants (rejeter ceux du fichier d'importation).
    • Remplacer les contacts existants (utiliser ceux du fichier d'importation).
  • Cliquez sur le bouton Importer pour démarrer le processus.
  • L'assistant d'importation affiche le nombre de contacts à ajouter/modifier, supprimer, rejeter, etc. Cliquez sur OK pour procéder à l'importation. Un rapport d'importation s'affichera à la fin du processus.
  • Cliquez sur Terminé pour afficher la liste de contacts importés dans votre répertoire Contacts personnels.
  • Synchronisation: Les contacts s'ajouteront à votre compte Google ou Microsoft si vous avez choisi de synchroniser vos contacts personnels avec votre serveur de messagerie.

Vous pouvez maintenant ajuster la prononciation phonétique et les numéros de téléphone de vos contacts. Voir Numéros de téléphone mal formatés et Phonétisation pour plus d'information.

Fichier de contacts en format CSV

Le fichier CSV peut contenir les champs suivants, mais les champs obligatoires comprennent le prénom et nom du contact ainsi qu'une adresse courriel ou un numéro de téléphone.

  • Titre de poste
  • Prénom
  • Nom
  • Compagnie
  • Rue
  • Ville
  • Province/état
  • Code postal
  • Pays
  • Numéro de télécopieur
  • Numéro d'affaires
  • Numéro résidentiel
  • Mobile
  • Courriel
  • Langue (en, fr)
  • Anniversaire
  • Salutation (M., Mlle, Mme, Dr, Me)
  • Sexe (M, F)
  • Phonétique1 (prononciation phonétique du nom en anglais)
  • Phonétique2 (prononciation phonétique du nom en français)
  • Numéro principal (Travail, Mobile, Maison)

Cliquez sur le lien suivant pour télécharger un exemple de fichier d'importation en format CSV.

Exporter des contacts vers un fichier CSV

Plusieurs sources permettent d'exporter des contacts en format CSV: Microsoft Outlook, Google, Yahoo, Mac, etc.

Voici quelques liens menant aux directives d'exportation en format CSV des plateformes les plus utilisées:

Importer des contacts provenant de Gmail ou Google G Suite

Si vos contacts sont hébergés avec Gmail ou Google G Suite, vous pouvez les importer directement dans vos contacts personnels et les mettre à jour au besoin. Pour choisir cette option, vous devez d'abord configurer votre connexion à la messagerie à la page Configuration > Accès aux courriels. Voir Accès aux courriels pour plus d'information.

Les contacts associés au groupe Bottin vocal sont les seuls qui peuvent être utilisés avec des commandes vocales. Ce groupe peut accueillir un nombre limité de contacts (500 par défaut), mais vous pouvez demander à l'administrateur du compte d'augmenter votre limite. Un plus petit nombre de contacts dans le bottin vocal donnera de meilleurs résultats au niveau de la reconnaissance vocale des noms. Nous vous conseillons d'y inclure uniquement les personnes avec qui vous communiquez fréquemment par téléphone, message texte ou courriel, ce qui n'est pas le cas de tous vos contacts.

Si votre compte Gmail ou Google G Suite contient un trop grand nombre de contacts, créez un groupe et associez-y les contacts que vous souhaitez importer et synchroniser avec le bottin vocal. Voir l'aide de Google pour plus d'information.

  • Dans le menu principal, cliquez sur Contacts.
  • Cliquez sur le bouton  Importer pour afficher la page d'importation.
  • Spécifiez ce qui doit être fait avec les doublons. Vous avez le choix de:
    • Conserver les contacts existants (rejeter ceux du fichier d'importation).
    • Remplacer les contacts existants (utiliser ceux du fichier d'importation).
  • Sélectionnez Importer des contacts de mon serveur de messagerie (Exchange ou Gmail).
  • Sélectionnez Google G Suite et entrez votre identifiant (adresse courriel) et mot de passe, sauf si vous avez déjà configuré votre connexion à la messagerie sous Configuration > Accès aux courriels. Voir Accès aux courriels pour plus d'information.
  • Entrez le nom du dossier de contact Google G Suite ou Gmail (Mes Contacts par défaut). Entrez le nom d'un groupe si vous souhaitez importer uniquement les contacts associés à un groupe dans votre compte Google G Suite ou Gmail.
  • Précisez les contacts à importer:
    • Importer uniquement les contacts nouveaux ou modifiés depuis la dernière synchronisation
    • Importer tous les contacts
  • Cliquez sur le bouton Importer pour démarrer le processus.
  • L'assistant d'importation affiche le nombre de contacts à ajouter/modifier, supprimer, rejeter, etc. Cliquez sur OK pour procéder à l'importation.
  • Le rapport d'importation s'affichera. Cliquez sur Terminé pour afficher la liste de contacts importés dans votre répertoire Contacts personnels.

Vous pouvez maintenant ajuster la prononciation phonétique et les numéros de téléphone de vos contacts. Voir Numéros de téléphone mal formatés et Phonétisation pour plus d'information.

Importer des contacts hébergés sur un serveur Microsoft Exchange

Si vos contacts sont hébergés sur un serveur Microsoft Exchange, vous pouvez les importer directement dans vos contacts personnels et les mettre à jour au besoin. Pour choisir cette option, vous devez d'abord configurer votre connexion à la messagerie à la page Configuration > Accès aux courriels. Voir Accès aux courriels pour plus d'information.

Les contacts associés au groupe Bottin vocal sont les seuls qui peuvent être utilisés avec des commandes vocales. Ce groupe peut accueillir un nombre limité de contacts (500 par défaut), mais vous pouvez demander à l'administrateur du compte d'augmenter votre limite. Un plus petit nombre de contacts dans le bottin vocal donnera de meilleurs résultats au niveau de la reconnaissance vocale des noms. Nous vous conseillons d'y inclure uniquement les personnes avec qui vous communiquez fréquemment par téléphone, message texte ou courriel, ce qui n'est pas le cas de tous vos contacts.

Pour importer des contacts hébergés sur un serveur Microsoft Exchange:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Contacts.
  • Cliquez sur le bouton  Importer pour afficher la page d'importation.
  • Spécifiez ce qui doit être fait avec les doublons. Vous avez le choix de:
    • Conserver les contacts existants (rejeter ceux du fichier d'importation).
    • Remplacer les contacts existants (utiliser ceux du fichier d'importation).
  • Sélectionnez Importer des contacts de mon serveur de messagerie (Exchange ou Gmail).
  • Sélectionnez Exchange puis entrez l'adresse (URL) du serveur Exchange ainsi que votre identifiant et mot de passe.
  • Entrez le nom du dossier de contacts de votre compte Exchange (habituellement Contacts).
  • Si vous souhaitez importer des contacts spécifiques, spécifiez le répertoire ou la catégorie auxquels ils sont associés.
  • Précisez les contacts à importer:
    • Importer uniquement les contacts nouveaux ou modifiés depuis la dernière synchronisation
    • Importer tous les contacts
  • Cliquez sur le bouton Importer pour démarrer le processus.
  • L'assistant d'importation affiche le nombre de contacts à ajouter/modifier, supprimer, rejeter, etc. Cliquez sur OK pour procéder à l'importation.
  • Le rapport d'importation s'affichera. Cliquez sur Terminé pour afficher la liste de contacts importés dans votre répertoire Contacts personnels.

Vous pouvez maintenant ajuster la prononciation phonétique et les numéros de téléphone de vos contacts. Voir Numéros de téléphone mal formatés et Phonétisation pour plus d'information.

Synchroniser vos contacts avec votre serveur de messagerie

Accédez à vos réglages de synchronisation des contacts pour choisir où conserver vos contacts (localement ou sur votre serveur de messagerie) et comment les mettre à jour ou les synchroniser s'ils sont hébergés sur votre serveur de messagerie.

  • Dans le menu principal, cliquez sur Contacts.
  • Cliquez sur le bouton Paramètres pour accéder aux réglages de synchronisation des contacts.
  • Sélectionnez l'une des options de gestion des contacts:
    • Gérer mes contacts localement.
    • Gérer mes contacts sur le serveur de messagerie. Si vous sélectionnez cette option, vous pourrez synchroniser manuellement ou automatiquement vos contacts sur le serveur Google ou Exchange par le biais du portail Web ou par commandes vocales à l'assistante virtuelle. Sélectionnez une option de synchronisation des contacts:
      • L'assistante doit rafraîchir mes contacts à chaque appel
      • Le Web doit synchroniser mes contacts à chaque accès
  • Sélectionnez les groupes qui doivent être synchronisés avec votre compte Google. Cochez la case correspondant aux groupes de contact qui doivent être synchronisés entre le portail Web et votre compte Google. Le groupe Bottin vocal sur votre serveur de messagerie est réservé à l'assistante virtuelle. Il ne faut pas le supprimer ou le renommer.
  • Cliquez sur Enregistrer.

Synchronisation: Vous pouvez établir une synchronisation (groupes et contacts personnels) bidirectionnelle entre le serveur de l'assistante virtuelle et votre compte Google ou Exchange. Si vous êtes associé à un abonnement d'entreprise, les groupes Bottin vocal et Collègues seront automatiquement créés et synchronisés entre les deux systèmes. Par conséquent, toute modification à un contact ou groupe sur un système (portail Web ou serveur de messagerie) sera automatiquement synchronisée entre les deux.

Connecter des contacts à un CRM

Vos contacts personnels peuvent être liés avec ceux d'une plateforme de gestion des relations avec la clientèle (CRM). Vous pouvez ainsi accéder facilement aux renseignements sur vos contacts.

Paramètres de connexion à un CRM

Le portail Web peut établir une connexion à votre CRM comme suit:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Configuration > Autres apps.
  • Sélectionnez la plateforme CRM que vous souhaitez relier au portail Web.
  • S'il s'agit d'un compte Insightly, entrez les renseignements suivants:
    • Adresse courriel: Adresse courriel associée à votre compte Insightly.
    • Clé API: Clé API unique associée à votre compte Insightly.
  • S'il s'agit d'un compte Salesforce, entrez les renseignements suivants:
    • Clé de consommation
    • Code secret de consommation
    • Jeton de sécurité
  • Cliquez sur le bouton Lier pour établir la connexion avec la plateforme.
  • Suivez les directives de l'assistant de connexion pour choisir les contacts à synchroniser sur chaque système (plateforme CRM et portail Web).

Importer/exporter des contacts d'un CRM

Après avoir établi la connexion à votre compte CRM, vous pouvez lier les contacts des deux plateformes:

  • Dans le menu principal, cliquez sur Contacts. 
  • Cliquez sur le bouton CRM (Insightly ou Salesforce) pour accéder à la page de liaison des contacts.
  • Sélectionnez l'opération à effectuer:
    • Importer des contacts du CRM.
    • Exporter des contacts du CRM.
  • Cliquez sur le bouton Suivant pour lancer l'importation ou l'exportation. Le portail comparera les contacts sur les deux plateformes afin d'identifier ceux qui peuvent être exportés ou importés. Sélectionnez les contacts souhaités et cliquez sur Importer ou Exporter.

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