Renseignements d'un contact

La fiche de contact comprend 5 sections:

1. Renseignements généraux
2. Numéros de téléphone
3. Groupes
4. Adresse
5. Attributs (langue, anniversaire, etc.)

Renseignements généraux d'un contact

Dans la section Information, entrez les renseignements généraux du contact dans les champs appropriés. L'assistante virtuelle pourra identifier ce contact à condition de préciser minimalement le prénom et nom du contact.

• Sexe: Sélectionnez Homme ou Femme dans la liste déroulante.
• Salutation: Sélectionnez une forme de salutation dans la liste déroulante.
• Prénom et nom: Entrez le prénom et nom du contact. Assurez-vous que le nom est correctement orthographié.
• Nom phonétique: L'assistante virtuelle utilise la phonétique pour comprendre le nom d'un contact ou collègue avec qui vous souhaitez communiquer. Une entrée phonétique est créée automatiquement pour le nom et prénom de chaque personne inscrite dans votre bottin vocal. Cependant, il est parfois nécessaire d'ajuster la prononciation de certains noms afin d'en améliorer la reconnaissance vocale, surtout lorsqu'il s'agit d'un nom en langue étrangère. Ce champ est généralement vide.

Phonétisation

Pour ajuster la prononciation du nom d'un contact que l'assistante virtuelle a du mal à reconnaître:

• Dans le menu principal, cliquez sur Contacts.
• Cliquez sur le nom du contact nécessitant un ajustement phonétique.
• Dans le champ Nom phonétique, entrez la bonne prononciation du nom. Pour vous aider à en déterminer l'orthographe phonétique, cliquez sur le lien Comment ajuster la phonétique d'un nom propre. Vous aurez alors accès à plusieurs outils de phonétisation.
• Cliquez sur Enregistrer pour appliquer les modifications.

Numéros de téléphone

Entrez les différents numéros de téléphone du contact (travail, mobile, maison, télécopieur). Assurez-vous d'entrer les numéros de téléphone en format TAPI. Cliquez sur l'icône Modifier pour vous accéder à l'assistant de formatage.

Les numéros de téléphone doivent respecter le format universel TAPI suivant:

• Pays/région
• Ville/Indicatif régional
• Numéro local
• Poste téléphonique

Voici quelques formats respectant le modèle TAPI:

• +1 (514) 555 1212
• +1 (514) 555 1212 x201
• +33 (1) 4331 1212
• +44 (3456) 6789

Groupes

Le portail Web vous permet de créer des groupes et d'y associer des contacts. Les groupes servent notamment à filtrer vos appels lorsque les règles de renvoi d'appel d'un statut l'exigent. Par exemple, lorsque votre statut est En réunion, vous pouvez accepter de recevoir des appels uniquement des contacts appartenant au groupe Clients et Collègues. Tout autre appelant sera dirigé vers votre boîte vocale.

Cochez la case à côté du nom du groupe auquel vous souhaitez associer le contact. Décochez la case pour le retirer du groupe. Vous pouvez également cliquer sur le lien Nouveau groupe pour créer un nouveau groupe et y associer le contact.

Adresse

Entrez les coordonnées du contact (adresse, ville, état/province, code postal et pays). Ces champs ne sont pas obligatoires.

Attributs

Cette section contient des renseignements supplémentaires comme la langue, la date d'anniversaire, le titre de poste et la compagnie du contact. Lorsque vous précisez la date d'anniversaire d'un contact, l'assistante virtuelle lui souhaitera bonne fête chaque fois qu'il ou elle communiquera avec vous pendant la semaine de son anniversaire.

• Langue: Sélectionnez la langue de communication du contact afin que l'assistante virtuelle sache comment interagir avec cette personne.
• Anniversaire: L'assistante virtuelle souhaitera un bon anniversaire à ce contact 3 jours avant et après cette date chaque fois qu'elle interagira avec cette personne. Grâce à ce champ, l'assistante virtuelle peut également vous rappeler la date d'anniversaire du contact.
• Titre de poste: Entrez la désignation de l'emploi du contact. Vous pouvez laisser ce champ vide.
• Compagnie: Entrez le nom de l'entreprise qui emploie ce contact. Vous pouvez laisser ce champ vide.